Gewerbe ist kein Nebengeschäft. Wer Büro, Handel, Logistik oder Mixed-Use-Objekte verwaltet, braucht andere Prozesse als im Wohnbereich: mehr Vertragsspielraum, höhere OPEX-Hebel, strengere Betreiberpflichten – und deutlich größere wirtschaftliche Wirkung. Dieser Leitfaden zeigt, worauf Eigentümer bei der Auswahl einer Hausverwaltung achten sollten: klar, praxisnah, mit Checklisten und Fragen für Ihr Erstgespräch.
Warum die Wahl der Hausverwaltung über Rendite entscheidet
Eine starke Verwaltung senkt Leerstand, hält OPEX im Rahmen, überwacht Fristen und macht Entscheidungen datenbasiert. Eine schwache erzeugt Rückstände, Stress mit Mietern und teure Überraschungen in der Due Diligence. Kurz: Verwaltung ist kein Kostenpunkt – sie ist ein Werttreiber. Grundlage dazu: Was macht eigentlich eine Hausverwaltung? und die Unterschiede in der Praxis: Wohn- vs. Gewerbevermietung
15 Kriterien, die wirklich zählen
1) Klare Spezialisierung auf Gewerbe
Fragen Sie nach Referenzen in Ihrem Segment (Büro, Retail, Logistik, Gastronomie, Mixed Use). Eine Verwaltung, die Gewerbe „mitmacht“, ist selten die beste Wahl. Siehe auch: Gewerbeimmobilien vermieten
2) Strukturierte Kaufmännische Verwaltung
Rückstandsmanagement, Index-/Staffelmieten, Kautionen/Bürgschaften, NK-Budgets – mit klaren Verantwortlichen und Eskalationsstufen. Vertiefung: Kaufmännische Verwaltung und Mietausfall vermeiden: Bonität & Sicherheiten
3) Technische Kompetenz & Betreiberpflichten
BMA, RWA, Aufzüge, Türen, Prüfzyklen – die Verwaltung muss Betreiberaufgaben beherrschen und dokumentieren. Mehr dazu: Technische Verwaltung und Betreiberpflichten im Bestand
4) Reporting in Echtzeit
Sie brauchen Kennzahlen statt PDFs: Rückstandsquote, OPEX je m², Fristenmonitoring, Capex-Status, Mieter-Heatmap. So sieht moderne Steuerung aus: Reporting
5) OPEX- und CAPEX-Verständnis
Verwaltung muss Kosten lenken (Energie, Services) und Invests vorausschauend planen. Grundlagen: OPEX in Gewerbeimmobilien, CAPEX und CAPEX vs. OPEX
6) Saubere Nebenkostenlogik
Umlagefähigkeiten, Budgets, Beleglisten, Anpassung der Vorauszahlungen – transparent und prüffähig. Lesen Sie: Betriebskosten bei Gewerbeimmobilien
7) Vertragssicherheit & Entscheidungskompetenz
Was darf die Verwaltung entscheiden? Welche Freigaben holt sie ein? Wie vermeidet sie Schriftformfallen? Hintergrund: Was darf ein Hausverwalter entscheiden? und die Gewerbemietvertrag-Checkliste
8) Digitaler Stack
Ticketsystem, DMS, E-Rechnungen, Submetering, Schnittstellen zu Buchhaltung und Banking. Spart Zeit, verhindert Fehler. Siehe: E-Rechnungen: Vorteile für Hausverwaltung & Eigentümer
9) Onboarding-Plan mit Datenraum
Übergabeprotokolle, Zählerstände, Verträge, Gewährleistungsfristen, Dienstleisterverträge – in 30/60/90-Tage-Pakete gegliedert. Vorlage: Übergabeprotokoll Gewerberäume
10) ESG- & Energiekompetenz
Energieausweise, EPBD-/GEG-Pflichten, Quick-Wins vs. strategische CAPEX – einschließlich Datenbereitstellung für Mieter/Banken. Überblick: ESG in Gewerbeimmobilien und Energieausweis für Gewerbeimmobilien
11) Kommunikation & Erreichbarkeit
Definierte Reaktionszeiten (SLA), klarer Single Point of Contact, Eskalationswege. Und was, wenn niemand reagiert? Hinweise: Hausverwaltung reagiert nicht – was tun?
12) Regionale Präsenz – bundesweit lieferfähig
Kenntnis lokaler Dienstleister und Behörden kombiniert mit überregionaler Skalierung. Für Hamburg relevant: Gewerbeimmobilien-Verwaltung Hamburg
13) Kostenmodell, das zu Ihrem Objekt passt
Transparente Vergütung, klare Leistungsgrenzen, Zusatzmodule. Einordnung: Was kostet eine Hausverwaltung?
14) Risiko- & Gewährleistungsmanagement
Fristen, Mängelprozesse, VOB/B/BGB, Dokumentation – inklusive Arglist- und Nachbesserungslogik. Praxisleitfaden: Gewährleistung im Gewerbebau
15) Vermietungskompetenz & Leerstandsabbau
Zielgruppen, Mietpreislogik, Incentives, Ausbaumodelle, Indexierung – die Verwaltung muss Vermietung mitdenken. Startpunkt: Gewerbeimmobilien vermieten
Fragen fürs Erstgespräch (zum Mitnehmen)
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Welche drei Kennzahlen sehen wir monatlich im Reporting?
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Wie sieht Ihr Onboarding-Plan für 90 Tage aus?
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Wie managen Sie Betreiberpflichten und dokumentieren Prüfungen?
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Wie sichern Sie Schriftform & Fristen in Mietverträgen?
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Wie viele Objekte/Einheiten betreut der zuständige Manager parallel?
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Welche Tools nutzen Sie (Tickets, DMS, E-Rechnung, Submetering)?
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Wie sieht Ihr Mahn- und Sicherheitenprozess aus?
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Welche Gewerbe-Referenzen sind mit unserem Objekt vergleichbar?
Warnsignale, die Sie ernst nehmen sollten
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„Das machen wir später“ bei Onboarding, Datenraum oder Energieausweis
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Kein klares Eskalationsschema, unklare Zuständigkeiten
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Nur PDF-Reports ohne Live-Daten und ohne KPIs
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Unpräzise Nebenkostenlogik, keine Belegtransparenz
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Reaktive statt proaktive Kommunikation mit Mietern und Behörden
Vergütungsmodelle richtig einordnen
Pauschalen sind planbar, aber definieren Sie Leistungsgrenzen. Module (z. B. Vermietung, Projektsteuerung) können sinnvoll sein. Achten Sie auf Transparenz, Kündigungsfristen und Leistungskennzahlen.
Einordnung: Was kostet eine Hausverwaltung?
Wechsel der Hausverwaltung – Schritt für Schritt
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Vertrag prüfen, ordnungsgemäß kündigen.
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Übergabeplan und Datenraum definieren (Verträge, Protokolle, Zähler, Sicherheiten).
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Mandate & Vollmachten umstellen (Bank, SEPA, Energie).
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Mieterkommunikation, Dienstleisterbriefing.
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Erste Monats- und Quartalsreports der neuen Verwaltung abfordern.
Fazit: Hausverwaltung als Rendite-Hebel
Die richtige Hausverwaltung liefert Struktur, Transparenz und Geschwindigkeit – und macht Ihre Immobilie wirtschaftlich stärker. Achten Sie auf Spezialisierung, Reporting und belastbare Prozesse. Dann wird Verwaltung vom Kostenfaktor zum Renditehebel.
PROREALES – Gewerbeimmobilien, digital verwaltet, persönlich betreut.
Mehr über uns: Für Eigentümer & Investoren · PROREALES – Hausverwaltung · Unsere Leistungen · Reporting
FAQ
Wie finde ich die richtige Hausverwaltung für Gewerbeimmobilien?
Spezialisierung, belastbare Referenzen, Live-KPIs und ein klarer 30/60/90-Tage-Onboardingplan.
Welche Kennzahlen sollten monatlich im Reporting stehen?
Rückstandsquote, OPEX je m², Fristen- und Prüfkalender sowie Status laufender CAPEX-Maßnahmen.
Ab wann ist ein Wechsel der Verwaltung sinnvoll?
Wenn KPIs fehlen, Betreiberpflichten nicht dokumentiert sind oder Reaktionszeiten und Eskalationswege wiederholt nicht eingehalten werden.
Welche Vergütungsmodelle sind üblich?
Fixpauschale mit definierten Leistungsgrenzen, ergänzt um optionale Module wie Vermietung oder Projektsteuerung.
