Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist Pflicht – aber nicht nur eine lästige Formalie. Wer als Vermieter die Fristen nicht kennt oder versäumt, riskiert bares Geld. Denn gesetzlich sind klare Zeiträume festgelegt, in denen die Abrechnung beim Mieter eingehen muss. Auch für eventuelle Nachzahlungen oder Rückforderungen gelten feste Verjährungsfristen. In diesem Ratgeber erklären wir, welche Fristen im Jahr 2025 gelten, was passiert, wenn sie verpasst werden – und wie Sie sich als Vermieter rechtlich absichern.
Was ist eine Nebenkostenabrechnung – und warum ist sie so wichtig?
Die Nebenkostenabrechnung listet auf, welche Betriebskosten im vergangenen Jahr angefallen sind und wie viel davon auf den Mieter entfällt. Dazu zählen z. B.:
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Heizkosten und Warmwasser
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Müllabfuhr und Straßenreinigung
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Gebäudereinigung, Hausmeister, Wartung
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Grundsteuer und Versicherungen
Welche Kosten umlagefähig sind, regelt die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Der Mieter zahlt monatliche Vorauszahlungen – am Ende des Jahres muss der Vermieter dann abrechnen: Entweder ergibt sich eine Nachzahlung oder ein Guthaben.
Bei Gewerbeimmobilien gelten teilweise andere vertragliche Grundlagen als im Wohnraummietrecht – dennoch orientieren sich viele Verträge an den Grundsätzen des BGB. Die Fristen zur Abrechnung bleiben für beide Seiten wirtschaftlich wichtig.
👉 Mehr dazu im Artikel: Betriebskosten bei Gewerbeimmobilien – das ist umlagefähig
Frist zur Nebenkostenabrechnung: Bis wann muss sie beim Mieter sein?
Laut § 556 Abs. 3 BGB gilt:
Der Vermieter muss dem Mieter die Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zukommen lassen.
In den meisten Fällen entspricht der Abrechnungszeitraum dem Kalenderjahr. Das bedeutet konkret:
| Abrechnungszeitraum | Abgabefrist endet am |
|---|---|
| 01.01.2024 – 31.12.2024 | 31.12.2025 |
| 01.01.2025 – 31.12.2025 | 31.12.2026 |
Beispiel: Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2024
Ein Vermieter hat für das Kalenderjahr 2024 Nebenkostenvorauszahlungen erhalten. Die Frist zur Abrechnung endet am 31.12.2025. Reicht der Vermieter die Abrechnung erst im Januar 2026 ein, darf er keine Nachforderungen mehr geltend machen – selbst wenn er sich nur um ein paar Tage verspätet.
Ausnahme: Der Vermieter kann beweisen, dass er die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten hat (z. B. höhere Gewalt, schwerwiegende Erkrankung).
Zu spät abgerechnet? Das sind die Konsequenzen
Was viele Vermieter unterschätzen: Die Abrechnungsfrist ist keine Empfehlung, sondern rechtlich bindend. Eine verspätete Abrechnung kann hohe finanzielle Verluste bedeuten – vor allem bei größeren Objekten oder gewerblichen Mietverhältnissen.
Ausnahme: Hat der Mieter die Verzögerung verschuldet – etwa durch fehlende Unterlagen oder verzögerten Zugang – kann die Frist verlängert werden. Allerdings muss der Vermieter dies nachweisbar dokumentieren.
Zahlungsverzug des Mieters: Welche Fristen gelten für Nachzahlungen?
Wenn der Mieter die Abrechnung rechtzeitig erhalten hat und sich daraus eine Nachzahlung ergibt, muss er diese innerhalb der vereinbarten Frist begleichen – in der Regel innerhalb von 30 Tagen.
Aber auch für Vermieter gilt: Der Anspruch auf Zahlung verjährt nach drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Abrechnung zugestellt wurde.
Beispiel:
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Abrechnung zugestellt am 15.11.2024
→ Verjährung am 31.12.2027
Widerspruch gegen die Abrechnung – welche Fristen gelten?
Im Gesetz ist keine starre Frist für den Widerspruch des Mieters geregelt. In der Praxis wird jedoch eine Reaktionszeit von 12 Monaten akzeptiert. Das bedeutet: Auch nach einem Jahr kann der Mieter noch Einblick in die Belege verlangen oder die Abrechnung anzweifeln.
Gerade bei Gewerbemietverträgen empfiehlt sich ein genauer Blick in die vertraglichen Regelungen – dort können abweichende Fristen oder Prüfpflichten vereinbart sein.
Warum die Einhaltung der Fristen wirtschaftlich entscheidend ist
Die Nebenkostenabrechnung ist mehr als eine Pflicht – sie ist ein zentrales Instrument zur Liquiditätsplanung. Wer zu spät abrechnet, verzichtet im Zweifel auf hohe Beträge. Und wer falsch abrechnet, riskiert Konflikte, Rückzahlungen und Imageverlust.
Mit einer professionellen Verwaltung lassen sich Fristen, Belegprüfungen und Zahlungserinnerungen automatisiert und rechtssicher umsetzen. Auch unser digitales Reporting trägt dazu bei, Fristen transparent zu steuern und wirtschaftlich besser zu planen.
Fazit: Fristen schützen Ihr Geld – und Ihr Verhältnis zum Mieter
Als Vermieter sollten Sie die Abrechnungsfristen nicht auf die leichte Schulter nehmen. Sie sichern nicht nur Ihre rechtlichen Ansprüche, sondern sorgen auch für Vertrauen und Verlässlichkeit. Mit einem klaren Blick auf die Abrechnungszyklen, gut dokumentierten Kosten und professioneller Unterstützung sind Sie auf der sicheren Seite.
FAQ – Häufige Fragen zu Fristen in der Nebenkostenabrechnung
Wann endet die Frist für die Abrechnung 2024?
Am 31.12.2025, wenn der Abrechnungszeitraum dem Kalenderjahr entspricht.
Was passiert, wenn ich zu spät abrechne?
Sie verlieren Ihr Recht auf Nachforderungen. Eine verspätete Abrechnung zugunsten des Mieters bleibt aber zulässig.
Kann ich die Frist verlängern?
Nur wenn der Mieter die Verspätung zu verantworten hat – und das muss dokumentiert sein.
Wie lange kann der Mieter Widerspruch einlegen?
Zwar gibt es keine gesetzliche Frist, in der Praxis sind 12 Monate üblich.
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