Egal ob Mietshaus oder Gewerbepark: Wenn die Hausverwaltung auf dringende Anliegen nicht reagiert, sind Frust und Risiken groß. Dieser Leitfaden erklärt praxisnah, welche Schritte Eigentümer*innen und Beiräte sofort einleiten können – inklusive Mustervorgehen, Fristen und Eskalationsmöglichkeiten.
Kurz & knapp: Erst dokumentieren, dann schriftlich mahnen, schließlich gemeinsam im Beschluss handeln. Bleibt die Verwaltung untätig, kann sie abberufen und ersetzt werden.
1 | Erste Hilfe: prüfen, dokumentieren, freundlich nachfassen
1.1 Kommunikationskanäle doppelt checken
-
Ist die richtige E-Mail-Adresse / Telefonnummer verwendet?
-
Wurden Ansprechpartner*innen gewechselt?
-
Liegen Büro- bzw. Urlaubszeiten vor?
1.2 Alles schriftlich festhalten
Notieren Sie Datum, Uhrzeit, Thema und Kanal jeder Kontaktaufnahme. Screenshots und Zustellnachweise (Einschreiben/Einwurf) sichern im Streitfall Beweise.
1.3 Freundliche Erinnerung
Senden Sie eine kurze Sachstands-Mail mit konkretem Betreff, z. B. „Wasserrohrbruch EG – Rückmeldung bis (DD.MM.) erbeten“. Oft genügt dieser Reminder, um eine überlastete Verwaltung an Ihr Anliegen zu erinnern.
2 | Eskalationsstufe 1: Fristsetzung & Abmahnung
Bleibt innerhalb von 7–10 Tagen keinerlei Reaktion, folgt der formelle Schritt:
-
Schriftliche Mängelanzeige (Einschreiben): Darstellung des Problems, Verweis auf bisherige Kontaktversuche, angemessene Frist (meist 14 Tage).
-
Abmahnung bei Pflichtverletzung: Weisen Sie auf mögliche Konsequenzen (Kostenersatz, Abberufung) hin.
-
Kopie an Verwaltungsbeirat / Miteigentümer*innen senden, um Transparenz herzustellen.
Diese Vorgehensweise entspricht ständiger Rechtsprechung zur Pflicht des Verwalters, „ordnungsgemäße Verwaltung“ zu gewährleisten.
3 | Eskalationsstufe 2: Eigentümer aktivieren
3.1 Außerordentliche Eigentümerversammlung einberufen
Laut § 24 Abs. 2 WEG können 25 % der Miteigentumsanteile (oder mehr) die Einberufung verlangen. Zielpunkte der Tagesordnung:
-
Beratung über die Untätigkeit der Verwaltung
-
Beschluss über Weisung (z. B. Umsetzung einer Reparatur binnen Frist)
-
Androhung der Abberufung bei weiterem Stillstand
3.2 Beschluss protokollieren & zustellen
Ein wirksamer Beschluss verpflichtet die Hausverwaltung. Setzen Sie erneut eine Frist (7–14 Tage) – vergeht sie fruchtlos, darf die Gemeinschaft Ersatzvornahmen beauftragen und die Kosten gegen den Verwalter geltend machen.
4 | Eskalationsstufe 3: Abberufung & Kündigung
Reagiert die Verwaltung weiterhin nicht, bleibt nur der Wechsel.
| Schritt | Erklärung |
|---|---|
| 4.1 Abberufungsbeschluss | Mehrheitsbeschluss genügt (§ 26 Abs. 3 WEG). Bei schwerer Pflichtvernachlässigung ist sofortige Abberufung zulässig. |
| 4.2 Fristlose Kündigung | Parallel zur Abberufung können Sie den Verwaltervertrag aus wichtigem Grund kündigen (z. B. dauerhafte Untätigkeit). |
| 4.3 Neuen Verwalter bestellen | Seit Dez 2023 haben Eigentümer Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). |
5 | Checkliste – Wechsel organisieren
-
Unterlagen sicherstellen: Abnahme-Protokolle, Konten, Verträge.
-
Offene Vorgänge dokumentieren: Laufende Reparaturen, Zahlungen, Beschlüsse.
-
Angebote einholen: Wählen Sie mehrere qualifizierte Kandidat*innen.
-
Beschluss über Bestellung & Vertrag (Laufzeit max. 5 Jahre).
-
Übergabe überwachen: Neuer Verwalter erhält Vollmacht und Unterlagen.
6 | Tipps für die Auswahl einer neuen professionellen Verwaltung
-
Digitale Prozesse & Reporting: Prüfen Sie, ob die Verwaltung transparente Online-Auswertungen bietet. Unser Leistungsmodul Reporting macht Kennzahlen 24/7 sichtbar.
-
Kaufmännische Kompetenz: Achten Sie auf termingerechte Abrechnungen und striktes Forderungsmanagement. Details in unserer kaufmännischen Verwaltung.
-
Technische Expertise: Für komplexe Gewerbeimmobilien sind Instandhaltungs-Know-how und ESG-Fokus entscheidend – siehe technische Verwaltung.
-
Lokale Präsenz Hamburg: Schnelle Vor-Ort-Termine sparen Zeit & Kosten. Warum PROREALES der richtige Partner in Hamburg ist, erfahren Sie auf unserer Startseite.
7 | FAQ – Kurzantworten auf häufige Fragen
Warum antwortet meine Hausverwaltung gar nicht mehr?
Oft liegt Personalmangel, Überlastung oder fehlende Struktur vor. Doch ab einem gewissen Punkt wird das zur Pflichtverletzung – dann greifen die Schritte dieses Ratgebers.
Muss ich Fristen einhalten?
Ja. Ohne vorherige angemessene Fristsetzung riskieren Sie, dass spätere Maßnahmen (z. B. fristlose Kündigung) unwirksam sind.
Wer trägt Kosten für Ersatzvornahmen?
Bleibt die Hausverwaltung trotz Beschluss untätig, kann die WEG Maßnahmen beauftragen und die Kosten als Schaden geltend machen.
Mehr Antworten im Beitrag Was kostet eine Hausverwaltung?
8 | Fazit & nächste Schritte
Eine nicht reagierende Hausverwaltung ist kein Schicksal. Mit klaren Fristen, Beschlüssen und – falls nötig – Abberufung schützen Eigentümer*innen ihr Vermögen. Sie suchen einen verlässlichen Partner, der proaktiv handelt?
➡️ Kontaktieren Sie PROREALES für ein unverbindliches Kennenlernen.
Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Im Einzelfall sollten Sie Fachanwältinnen für Miet- oder WEG-Recht konsultieren.*
