Die zentrale Frage vieler Eigentümergemeinschaften lautet: Wo endet die Befugnis des Verwalters und wo beginnt das Mitspracherecht der Eigentümer? Wer die Spielregeln kennt, verhindert Konflikte – und sorgt dafür, dass Reparaturen nicht liegen bleiben, aber auch kein Geld ohne Zustimmung ausgegeben wird.
1 | Rechtlicher Rahmen: § 27 WEG & Verwaltervertrag
Der Gesetzgeber definiert in § 27 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) die „grundlegenden Aufgaben“ des Hausverwalters. Dazu zählen:
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Ausführung der von der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse
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Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung, die ohne Aufschub erforderlich sind
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Vertretung der Gemeinschaft vor Gericht und gegenüber Behörden
► Alle weiteren Details, z. B. Kostengrenzen, regelt der Verwaltervertrag. Dort sollte klar stehen, bis zu welchem Betrag der Hausverwalter ohne vorherigen Beschluss handeln darf (in der Praxis oft 3 %–5 % der Jahreshausgeldsumme oder ein fixer Betrag, z. B. 3.000 €).
2 | Typische Entscheidungen, die der Verwalter allein treffen darf
2.1 Laufende Kleinreparaturen
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Austausch defekter Leuchtmittel oder Türschlösser
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Reparatur kleiner Wasserschäden (z. B. defekte Spülkastendichtung)
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Instandsetzung der Haustechnik innerhalb der vereinbarten Kostengrenze
Tipp: In unserem Leistungspaket technische Verwaltung übernehmen wir solche Routinearbeiten inkl. transparentem Kostenreporting.
2.2 Notfall- und Gefahrenabwehr
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Rohrbruch, Stromausfall, Sturmschäden
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Beauftragung von Handwerkern sofort und unbegrenzt, um Personen- oder Folgeschäden abzuwenden
2.3 Versorgungs- und Wartungsverträge
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Abschließen, kündigen oder anpassen von Strom-, Gas-, Aufzug- oder Heizungswartungsverträgen, sofern Budget & Konditionen marktüblich sind.
2.4 Kaufmännische Routine
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Mahnen von Hausgeldrückständen
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Einleiten gerichtlicher Schritte bei offenen Forderungen
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Verwaltung der Instandhaltungsrücklage
Mehr dazu in unserer kaufmännischen Verwaltung.
2.5 Versicherungsmanagement
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Schadensmeldung bei Gebäudeversicherung
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Abstimmung mit Gutachtern und Handwerkern
3 | Fälle, in denen ein Beschluss zwingend nötig ist
| Maßnahme | Warum Beschluss? |
|---|---|
| Größere Instandsetzungen (Fassadensanierung, Dach) | Hohe Kosten, langfristige Folgen |
| Bauliche Veränderungen (E-Ladestationen, Anbau) | Optik + Wertänderung des Gemeinschaftseigentums |
| Umverteilung von Sonderumlagen | Eingriff in Kostenverteilung |
| Änderung der Hausordnung | Rechte und Pflichten aller Bewohner |
| Abschluss/Änderung Verwaltervertrag | Eigenes Organ der WEG, Entscheidungshoheit liegt bei Eigentümern |
4 | Praxistipps für klare Zuständigkeiten
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Kostendeckel im Vertrag: Definieren Sie eine Bagatellgrenze (z. B. 3.000 €) und eine Notfallklausel ohne Limit.
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Digitaler Freigabeprozess: Entscheidungen > Bagatellgrenze per E-Mail-Umlauf oder Eigentümerportal bestätigen lassen.
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Protokollpflicht: Verwalter sollten eigenständige Entscheidungen in der nächsten Eigentümerversammlung transparent offenlegen.
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Beirat nutzen: Der Verwaltungsbeirat kann in strittigen Fällen schnell zustimmen oder ablehnen – spart Zeit und Geld.
5 | Checkliste: Schnell prüfen, ob der Verwalter fragen muss
| Frage | Ja / Nein |
|---|---|
| Übersteigt die Maßnahme die vereinbarte Kostengrenze? | |
| Handelt es sich um eine bauliche Veränderung? | |
| Greift die Maßnahme in Sondereigentum ein? | |
| Verlängert sie Laufzeiten von Verträgen > 1 Jahr? | |
| Betrifft sie die Kostenverteilung zwischen Eigentümern? |
► Gibt es mind. ein „Ja“, ist in der Regel ein Beschluss nötig.
6 | Fazit
Ein Hausverwalter darf vieles selbstständig erledigen – solange es um laufende Verwaltung und Notfälle geht. Für teure oder weitreichende Maßnahmen bleibt jedoch die Eigentümerversammlung das höchste Entscheidungsgremium. Eine klare vertragliche Kostengrenze, transparente Berichte und digitale Freigaben schaffen Sicherheit für beide Seiten.
Noch Fragen? In unserem Ratgeber Was kostet eine Hausverwaltung? erklären wir, wie sich Verwaltungshonorare zusammensetzen – inklusive Beispielen für Klein- und Großanlagen.
